Capita quasi ogni giorno di ritrovarsi alle prese con una pratica o una procedura burocratica. Molto spesso serve un apposito documento, senza il quale non è possibile espletare la pratica o completare una data procedura. Per fortuna, già da alcuni anni, le pubbliche amministrazioni stanno implementando un graduale processo di digitalizzazione, che prevede l’utilizzo di una identità digitale, specifiche applicazioni per smartphone e altri supporti portatili. Ciò non toglie, però, che spesso una pratica risulti incompleta senza un determinato documento da richiedere presso uno dei tanti archivi pubblici esistenti nel nostro paese, come ad esempio il Catasto, il PRA (Pubblico Registro Automobilistico) o i registri tenuti presso le Camere di Commercio.

Fino a qualche anno fa, era necessario rivolgersi ad un tecnico specializzato, in grado di ‘estrarre’ un documento o un resoconto dagli archivi sopra citati. Questo modo di procedere implica tempi particolarmente lunghi e costi piuttosto elevati, oltre ad una serie di svantaggi tecnici e logistici, come ad esempio la distanza dell’ufficio tecnico dalla propria abitazione; in secondo luogo, la copia del documento veniva fornita in formato cartaceo, con il rischio di andare persa o di deteriorarsi con il passare del tempo.

Ad oggi la situazione è piuttosto diversa. La progressiva digitalizzazione della burocrazia, volta a snellire i tempi di procedura e i costi di gestione delle pratiche, ha favorito la comparsa di una serie di portali online specializzati, come ad esempio Ivisura.it, che offrono agli utenti la possibilità di richiedere ed ottenere in tempi estremamente rapidi il documento d’archivio o la certificazione di cui hanno bisogno. Il servizio viene erogato a fronte di un costo che varia a seconda del prodotto richiesto; in aggiunta, qualora vi siano urgenze particolari, è possibile – corrispondendo un lieve sovrapprezzo rispetto alle tariffe standard – ottenere l’invio più rapido (meno di un’ora lavorativa).

Ma quali sono i principali vantaggi di una procedura di questo tipo, completamente digitalizzata? Gli aspetti positivi sono molteplici. Il primo è di natura logistica: potendo inoltrare la richiesta online, comodamente da casa, non c’è più bisogno di recarsi presso un apposito ufficio; ciò si traduce in un consistente risparmio di tempo e di energie. In secondo luogo, la richiesta può essere effettuata anche al di fuori dei canonici orari d’ufficio, in quanto i portali di pratiche online hanno orari diversi e generalmente più flessibili. Inoltre, vanno considerati i tempi di consegna: i certificati possono essere ottenuti in poche ore (o anche meno, pagando un po’ di più). A questi aspetti se ne aggiunge un altro, non meno trascurabile: il documento o il certificato richiesto non viene inviato in formato cartaceo ma digitalizzato (generalmente si tratta di un PDF); ciò garantisce non solo l’integrità praticamente eterna del documento – che resterà sempre nella disponibilità dell’utente – ma anche la possibilità di evitare tutti gli inconvenienti legati al deterioramento fisico dello stesso. Un file cartaceo, infatti, può sgualcirsi, macchiarsi, rovinarsi per l’utilizzo costante e questo, con il passare del tempo, potrebbe compromettere la bontà del documento, nel caso in cui, ad esempio, una parte del foglio diventi illeggibile. Con un file digitale in PDF, invece, non c’è alcun pericolo di questo genere: il documento può essere fotocopiato più volte senza alterare la qualità dell’originale e conservato su vari dispositivi di memorizzazione per essere impiegato ogni volta che serve.

A beneficiare degli effetti del processo di digitalizzazione non sono soltanto gli utenti, ma anche gli enti della pubblica amministrazione; con la dematerializzazione degli archivi, è possibile risparmiare spazio ed altre risorse (soprattutto carta, inchiostro ed elettricità), rendendo al contempo più semplice e veloce la gestione del materiale d’archivio e delle pratiche burocratiche di ogni genere.