L’arte della scrittura

Scrivere non è solo la più elegante forma di comunicazione, ma una vera e propria forma artistica che bisogna saper usare in qualsiasi contesto della vita quotidiana. Sia essa usata per contesti formali che informali, scrivere una lettera con tutte le dovute accortezze e soprattutto, cosa più importante usando le giuste parole.

Cambiare il tipo di comunicazione per esprimere concetti in modo chiaro e uniforme, evitando tuttavia di usare un linguaggio aulico, cioè troppo complicato quando non necessario, per essere sempre compresi in qualsiasi circostanza. Un linguaggio troppo basico o semplice quando l’occasione non lo richiede, potrebbe non coinvolgere il destinatario o ancora peggio, far credere di non riuscire a esprimere appieno ciò che si intendeva.

In Cina la scrittura è talmente importante che spesso si organizzano nelle stesse scuole o università, corsi di calligrafia e arte della scrittura, sia per elevare la scrittura ad arte, sia per evidenziare il concetto di come le parole e la comunicazione scritta siano importanti quanto, se non più della comunicazione verbale.

La lettera rappresenta tutta la nostra capacità di saper esprimere, attraverso le parole, tutto ciò che dobbiamo comunicare, evitando tuttavia determinati punti-chiave il quale, in altri contesti potrebbero aggiungere importanti informazioni, ma nella lettera potrebbero annoiare o far perdere la concentrazione al destinatario:

  • Evitare informazioni non necessarie
  • Essere meno prolissi possibile
  • Periodi troppo lunghi non aiuteranno a comporre una lettera migliore
  • Determinare che tipo di linguaggio deve essere usato nel contesto

Pochi punti ma fondamentali da ricordare, per riuscire al meglio delle proprie capacità a comporre uno scritto sempre perfetto in qualsiasi ambito e per qualsiasi tipologia di destinatario. Chiarito come nello specifico, vi è un determinato schema da rispettare nella lettera, indipendentemente da chi sarà letta, si dovrà poi approfondire come il linguaggio deve cambiare e saputo usare in rapporto al contesto che ci si presenta.

Linguaggio formale e informale

La più importante nozione da conoscere, oltre naturalmente rispettare precisi punti-chiave nella lettera, è sicuramente il tipo di linguaggio che si deve utilizzare. L’obbiettivo principale è in ogni caso essere sempre il più semplici, chiari e precisi possibile, sempre sapendo contestualizzare il proprio modo di esprimersi in relazione a chi leggera la lettera.

Ogni lettera segue un determinato schema; indicare chi sta scrivendo la lettera, ovvero precisare il mittente, specificare il luogo dalla quale si manda la lettera, indicare il destinatario, dunque se ci si sta rivolgendo a una persona, azienda o ufficio.
Bisogna usare i riferimenti, quindi indicare data e numero di protocollo, riassumere il motivo della lettera in un oggetto comunicativo. Importante anche l’apertura, svolgimento e chiusura, siglare alla fine con la propria firma in una dicitura, ed eventualmente usare se strettamente necessario un post scriptum e un nota bene, con sigle PS e NB.

Come si scrive una lettera formale

Nel linguaggio formale inoltre è importante usare abbreviazioni, come le più comuni C.Att.ne oppure C.A, che rispondono alla forma completa Alla cortese attenzioni di, oppure C.C che abbrevia Alla cortese attenzione. Tuttavia non si deve dimenticare di usare le giuste abbreviazioni anche per indicare il destinatario a cui ci si sta rivolgendo.
Abbreviazioni più comuni di questo tipo sono ad esempio Amn o Dott, rispettivamente Amministratore o Dottore, oppure per aziende è più comune l’uso di lli oppure A che invece abbreviano Fratelli e Società Anonima.

Anche come deve essere impaginata la lettera è fondamentale, dal ricordarsi che la prima lettera della prima parola si deve scrivere in maiuscolo, mentre la virgola, che detiene una certa importanza, si deve apporre subito dopo il nome del destinatario, quindi colui che leggerà la lettera. Altra importante nozione da non dimenticare è che nel formale sarà più usato il Lei per la singola persona e il Voi se ci si rivolge all’azienda, mentre il Tu solo nell’informale e si ha una certa confidenza con il destinatario.

Come si scrive una lettera informale

Il linguaggio informale naturalmente sarà molto semplice e più amichevole, le espressioni saranno molto più comuni e il grado di confidenza tra mittente e destinatario, sarà più elevato. In questo caso non saranno necessarie abbreviazioni, le forme di cortesia sono meno complesse e tecniche, per il resto le regole sono le stesse del linguaggio formale, quindi rispetto del periodo e dello schema della lettera.

Generalmente nello scritto è bene ricordare di evitare di usare troppe sigle o termini burocratici non necessari, anche se si deve utilizzare un linguaggio strettamente formale e lavorativo, in quanto bisogna anche saper adattare il tipo di gergo alla persona a cui ci si sta rivolgendo.

La leggibilità deve sempre essere la più chiara possibile, quindi è preferibile evitare font troppo pesanti o in grassetto, in generale di solito vengono usati Verdana e Arial per quasi qualsiasi tipo di lettera formale, anche se si consiglia il Time New Roman se ci si dovesse rivolgere a una istituzione.