Per chi è alla ricerca di informazioni dettagliate sul come scrivere e impostare una lettera formale, in questo articolo spiegheremo i vari passaggi per rivolgere una comunicazione ufficiale mantenendo una struttura elegante e corretta in ogni sua forma.

Spesso, nelle lettere formali si utilizza un linguaggio poco consono alla lingua corrente. Proprio per tale motivo, la struttura del contenuto, le diverse intestazioni e il corpo del testo possono sembrare difficili da capire.

Vediamo, quindi, tutti gli step necessari da seguire per impostare una lettera formale nel modo corretto, scegliendo le giuste parole per rivolgersi al proprio interlocutore.

Le diverse tipologie di lettera

Prima di addentrarci nel cuore dei passaggi corretti per scrivere una lettera formale, vediamo quali sono le diverse tipologie di lettera e in quali casi è più utile affidarsi a quella formale.

È possibile distinguere le lettere in due differenti tipologie:

  • lettera informale, ossia indirizzata a una persona familiare come un amico, un parente o il partner. Il contenuto, in questo caso, può essere vario e affrontare tematiche che riguardano la quotidianità, il lavoro o altri eventi. Il modo in cui si è evoluta la tecnologia, soprattutto negli ultimi 10 anni, ha tolto spazio alle lettere informali che sono state sostituite, in parte, da email o messaggi istantanei.
  • Le lettere formali, invece, sono utili nel caso si abbia necessità di rivolgere una comunicazione ad autorità o Enti che non si conoscono di persona. Solitamente, si utilizzano per avvisi, richieste o reclami.

Come strutturare una lettera formale

Il primo passo per scrivere in maniera corretta una lettera formale è strutturare il testo in modo ben delineato e rispettando i diversi elementi. Si deve creare, dunque, una comunicazione armoniosa che sia formale, ma non in maniera eccessiva.

Intestazione Lettera Formale

L‘intestazione è la prima parte da attenzionare. Vanno inseriti, dunque, il mittente e il destinatario in apertura. Il mittente va posto in alto a sinistra, mentre nel caso si scriva su carta intestata si può anche non specificare.

Il destinatario, invece, va sempre indicato nell’area in basso a destra, in prossimità della data e del luogo. La formula più utilizzata di apertura, da inserire prima del nome e cognome del destinatario, è la seguente: “Alla cortese attenzione di”.

Non bisogna mai dimenticarsi di utilizzare specifici appellativi quando ci si rivolge al destinatario di una lettera formale. Tra gli esempi più noti ci sono:

  • Gentile o Egregio (per persone fisiche);
  • Spettabile, abbreviato in Spett.le, quando ci si rivolge a Istituzioni,
  • Enti o aziende;
  • Dottore o Dottoressa nel caso di destinatario laureato (in quest’ultimo caso occorre ricordare che, rivolgendosi a un medico, l’abbreviazione corretta è Dr. e non Dott.).

Ci sono casi in cui, poi, vanno utilizzati appellativi specifici e poco comuni come quando si scrive a ecclesiastici, ambasciatori o politici. Tra gli esempi più comuni ci sono le seguenti abbreviazioni:

  • , per Onorevole;
  • E., che sta per Sua Eccellenza;
  • Sen., che indica i Senatori.

Indicazione Oggetto & Corpo Lettera

Altro passaggio che richiede massima attenzione, dopo mittente e destinatario, è l’indicazione dell’oggetto. Serve a indicare in modo chiaro e sintetico la motivazione per cui si scrive la lettera.

Successivamente, si può iniziare la stesura del corpo del testo. Per iniziare è consigliabile aprire con una formula di cortesia che consente di rompere il ghiaccio quando ci si rivolge al proprio interlocutore. Tra gli esempi più utilizzati ci sono i seguenti:

  • Come da precedenti accordi…;
  • In base a quanto concordato nello scambio precedente…;
  • Con la presente comunico che…;
  • In merito alla Sua/Vostra richiesta…

Nella parte di testo successiva va espressa la ragione della lettera e le richieste eventuali. È fondamentale, in questo caso, esprimersi in modo chiaro, senza dimenticare di rivolgersi all’interlocutore sempre con il Lei o con il Voi.

Conclusione Lettera Informale

Anche la conclusione di una lettera formale deve rispettare delle regole ben precise. Dopo aver indicato in modo corretto l’oggetto e chiarito ogni richiesta nel corpo del testo, occorre congedare nel modo più idoneo il proprio interlocutore e bisogna farlo utilizzando frasi come quelle dei seguenti esempi:

  • RingraziandoLa per la cortese attenzione…;
  • In attesa di un Suo gentile riscontro…;
  • La ringrazio anticipatamente per il tempo dedicatomi.

Infine, non bisogna mai dimenticare di concludere una lettera formale con la firma, da apporre in basso a destra, scrivendo il nome seguito dal cognome.

In caso di allegati, occorre segnalare specificare la loro presenza al termine della lettera in basso a sinistra.