Digitalizzazione e dematerializzazione possono essere considerati al tempo stesso concetti molto vicini tra loro, ma anche piuttosto distanti. Proprio per questo vengono confusi tra loro oppure utilizzati direttamente come sinonimi anche se, come vedremo, si tratta di una piccola imprecisione.
Difatti dematerializzazione e digitalizzazione sono due fasi distinte della gestione documentale finalizzata alla riduzione della carta, alla creazione di archivi ordinati e alla condivisione facilitata della consultazione. Se dai uno sguardo ai prezzi per la digitalizzazione dei documenti, quindi, non troverai una sorta di tariffario unico perché, prima di tutto, occorre definire la finalità del processo, gli obiettivi che si prefigge e il tipo di documenti da digitalizzare.
Cosa tratteremo
Perché dematerializzazione e digitalizzazione non sono la stessa cosa?
Diverso è il caso della dematerializzazione che, invece, mira a sostituire completamente il documento cartaceo in favore di quello digitale. Per non creare troppa confusione vediamo qui di seguito le specifiche definizioni e le relative differenze. Come anticipato poc’anzi la digitalizzazione è il processo attraverso il quale trasformiamo un archivio di qualsiasi sorta in formato digitale, ovvero fruibile tramite un dispositivo elettronico e compresso in un file.
Il documento originale, tuttavia, resta intatto come accade per archivi storici, musei, biblioteche e via discorrendo. In alternativa è possibile fare a meno degli originali cartacei per cui la digitalizzazione porterà l’organizzazione a dematerializzare gli archivi, ovvero a trasformarli interamente in contenuti digitali.
La digitalizzazione
La digitalizzazione, quindi, è un processo che può includere la dematerializzazione mentre non è possibile l’esatto contrario. Quando un’azienda decide di digitalizzare i suoi processi aziendali, inoltre lo farà abbracciando tante altre attività tra cui la gestione del rapporto con i clienti, la fiscalità, la burocrazia e altre aree di lavoro. La dematerializzazione, invece, è il processo che mira a conferire valore probatorio al documento in formato digitale.
Quindi nel caso di una ricetta medica dematerializzata il vantaggio risiede nel fatto per cui possiamo riceverla e utilizzarla solo ed esclusivamente in formato digitale, senza il bisogno di stamparla. Nel caso di un’opera d’arte questa può essere scannerizzata e creata in formato digitale ma è vero che la sua copia virtuale non costituirà mai l’originale.
I vantaggi dell’innovazione paperless
Digitalizzare documenti e archivi storici è importantissimo per consentire ad enti e organizzazioni la possibilità di proteggerli pur rendendoli comunque fruibili dalle persone. Difatti il formato digitale può essere sempre condiviso mentre quello originale potrà essere protetto in luoghi e laboratori sicuri con tutte le accortezze per far sì che non si deteriori nel tempo.
Dematerializzare i documenti, invece, significa privarsi degli eccessi e degli sprechi di carta fornendo soluzioni digitali di immediata fruizione e che semplificano la vita delle persone e, quindi, delle aziende. È quanto sta già avvenendo nelle nostre vite tramite la combinazione dei processi di digitalizzazione e dematerializzazione di tutte le attività di routine come la richiesta di certificati e l’invio di pratiche. L’assicurazione auto, le ricette, gli estratti conto e persino le fatture diventano tutte digitali e non richiedono più l’utilizzo, la circolazione e la conservazione del formato cartaceo.